When to send which message
Send the confirmation soon after the order comes in, while the buyer still remembers it, and send the parcel only after they reply. The other messages cover what usually happens next. Change the words in [brackets] to your own details before you send.
6 ready COD messages
1. Confirm the order
As soon as an order comes in, before you pack it.
Assalam-o-Alaikum [Naam]! [Shop ka naam] se order karne ka shukriya. Aap ka order: [Item], [Size ya Rang], [Quantity] Total: Rs [Amount], delivery ke saath, cash on delivery Address: [Address], [Sheher] Sab theek hai to "Yes" likh dein. Confirm hote hi parcel tayar kar ke bhej denge.
السلام علیکم [نام]! [دکان کا نام] سے آرڈر کرنے کا شکریہ۔ آپ کا آرڈر: [چیز]، [سائز یا رنگ]، [تعداد] کل رقم: [رقم] روپے، ڈیلیوری کے ساتھ، کیش آن ڈیلیوری پتہ: [پتہ]، [شہر] سب ٹھیک ہے تو "جی" لکھ دیں۔ تصدیق ہوتے ہی پارسل تیار کر کے بھیج دیں گے۔
2. No reply yet
If the buyer has not replied by the next day. Send it once.
[Naam], aap ka [Item] ka order abhi confirm nahi hua. Kal [Time] tak jawab mil jaye to parcel bhej denge. Agar ab nahi chahiye to bas "Cancel" likh dein, koi masla nahi.
[نام]، آپ کا [چیز] کا آرڈر ابھی کنفرم نہیں ہوا۔ کل [وقت] تک جواب مل جائے تو پارسل بھیج دیں گے۔ اگر اب نہیں چاہیے تو بس "کینسل" لکھ دیں، کوئی مسئلہ نہیں۔
3. Address or phone number missing
When the order does not have enough for the courier.
[Naam], parcel sahi jagah pohanchane ke liye yeh bhej dein: Poora address (ghar number, gali, area) Sheher Rider ke liye phone number Shukriya!
[نام]، پارسل صحیح جگہ پہنچانے کے لیے یہ بھیج دیں: پورا پتہ (گھر نمبر، گلی، علاقہ) شہر رائیڈر کے لیے فون نمبر شکریہ!
4. Ask for an advance
For custom-made or high-value orders, if you take an advance.
[Naam], yeh order khaas aap ke liye banega, is liye Rs [Advance] advance chahiye. Baqi Rs [Baqi Raqam] delivery par. [JazzCash, Easypaisa ya Raast]: [Number], [Account ka naam] Payment ke baad screenshot yahin bhej dein. Advance milte hi kaam shuru kar denge.
[نام]، یہ آرڈر خاص آپ کے لیے بنے گا، اس لیے [ایڈوانس] روپے ایڈوانس چاہیے۔ باقی [باقی رقم] روپے ڈیلیوری پر۔ [جاز کیش، ایزی پیسہ یا راست]: [نمبر]، [اکاؤنٹ کا نام] ادائیگی کے بعد اسکرین شاٹ یہیں بھیج دیں۔ ایڈوانس ملتے ہی کام شروع کر دیں گے۔
5. Parcel sent
When the courier has picked up the parcel.
[Naam], aap ka parcel nikal gaya hai! Courier: [Courier ka naam] Tracking number: [Number] Delivery ka andaza: [Din] Rider ke liye Rs [Amount] cash tayar rakhiye ga. Shukriya!
[نام]، آپ کا پارسل نکل گیا ہے! کوریئر: [کوریئر کا نام] ٹریکنگ نمبر: [نمبر] ڈیلیوری کا اندازہ: [دن] رائیڈر کے لیے [رقم] روپے کیش تیار رکھیے گا۔ شکریہ!
6. Delivery failed
When the courier says the buyer was not available or refused, before the parcel comes back.
[Naam], courier ne bataya hai ke aap ka parcel deliver nahi ho saka. Kya yeh order abhi bhi chahiye? Agar haan to delivery ke liye behtar time bata dein, hum courier se baat kar lenge. Agar nahi chahiye to bhi bata dein, hum order band kar denge.
[نام]، کوریئر نے بتایا ہے کہ آپ کا پارسل ڈیلیور نہیں ہو سکا۔ کیا یہ آرڈر ابھی بھی چاہیے؟ اگر ہاں تو ڈیلیوری کے لیے بہتر وقت بتا دیں، ہم کوریئر سے بات کر لیں گے۔ اگر نہیں چاہیے تو بھی بتا دیں، ہم آرڈر بند کر دیں گے۔
Save them as quick replies
In the WhatsApp Business app you can save these under Business tools, in Quick replies. Then type / in a chat, pick the message and fill in the order details. Each message goes out by hand, from your own number.
- Save each message with a short name, such as /confirm or /sent.
- Always change the name, item and amount before you press send. A wrong amount causes more trouble than no message.
- Use WhatsApp labels such as "Awaiting reply" and "Confirmed" so you can see who still has to answer.
Rules that keep buyers on your side
- Message only people who ordered from you, and only about that order.
- Do not send a parcel to an order nobody confirmed, unless you are happy to risk the courier charge.
- Stop after one reminder. If the buyer says no, cancel politely and do not argue.
- Say the full amount, including delivery, in the first message so nothing is a surprise at the door.
Know what returned parcels cost you
Every parcel that comes back costs you delivery, often a return charge and your packing. Our free COD profit calculator shows your real profit per order once you add your own courier charges, ad spend and return rate, and how many returns your price can carry.
Keep every order in one list
The bio-link store in ClientoraHQ One saves each order sent from your link. You move it from New to Confirmed, On the way and Delivered, and mark it paid when the cash arrives. Each step has a ready WhatsApp message: WhatsApp opens with the text typed, and you press send. It does not message buyers on its own.
Next step
See the bio-link store
